VALEUR JURIDIQUE

FONDEMENTS JURIDIQUES

  • Signature et conservation juridiquement valables des procès-verbaux
  • Communications protégées.
  • Conservation de toute la documentation générée sur la plateforme.
  • Il renforce et favorise la transparence en entreprise.
  • Adapté à la législation en vigueur
  • Il permet à votre avocat d’être présent à tout moment sans avoir à se déplacer.
  • Accès limité à ceux qui sont autorisés à connaître le contenu.
  • Il protège la sécurité juridique de vos conseillers.
  • Configurable en fonction des besoins juridiques de votre organisation.

Pourquoi est-ce juridiquement valable ?

Parce que la législation européenne et espagnole reconnaît la participation et le vote dans les réunions d’entreprise par des moyens télématiques, à condition que la réception soit assurée en temps réel et par des moyens sécurisés.

La résolution espagnole du 19 décembre 2012 de la Direction générale des registres et du notariat accepte le vote par procuration par des moyens télématiques sécurisés tels que Councilbox, car ils laissent un enregistrement sur un support informatique qui peut constituer une preuve. Les messages gérés via Councilbox constituent des communications faisant foi, car il est acté qu’ils parviennent à leur destination et que la personne intéressée est en mesure d’en prendre connaissance sans aucun obstacle.

En raison des avis envoyés et des tickets de lecture, des téléchargements et des réponses générés et sauvegardés dans le système Councilbox, il n’est pas possible de prétexter ne pas avoir envoyé/reçu la communication. Les fonctionnalités techniques des communications émises par Councilbox permettent de produire des preuves suffisantes, susceptibles d’être présentées devant un tribunal et qui, conformément à la jurisprudence et à la législation applicables, auront valeur probante.

Pour que les preuves justificatives ne soient pas considérées comme unilatérales, elles doivent être produites par des tiers de confiance ayant une position neutre et étrangère aux parties, afin qu’ils produisent et conservent les preuves électroniques qui prouvent indubitablement que les communications ont bien eu lieu. Councilbox garantit ce cas de figure en faisant appel à un prestataire de services de confiance prestigieux. En outre, l’article 3.4 de la Loi sur les signatures électroniques espagnole établit un principe d’équivalence ayant valeur juridique entre la signature électronique et manuscrite.

Législation applicable

La directive 2007/36/CE du Parlement européen et du Conseil du 11 juillet 2007 permet la tenue d’assemblées d’actionnaires à distance à condition de garantir : la transmission de la réunion en temps réel, qu’il s’agit d’une communication bidirectionnelle permettant aux actionnaires de s’adresser à l’assemblée à distance, le vote électronique pour éviter la désignation d’un représentant physiquement présent à l’assemblée, et qu’il s’agit d’un moyen de vérifier l’identité des actionnaires et la sécurité des communications électroniques.

22 États, comme le Delaware, le Minnesota, l’Ohio, la Pennsylvanie, le Missouri et le Texas, autorisent les assemblées d’actionnaires intégralement à distance. D’autres, comme la Californie ou le Maryland, exigent un consentement irrévocable de l’actionnaire pour assister à toutes les réunions uniquement à distance.

18 États, comme la Géorgie, le Massachusetts, le New Jersey, New York ou le Wisconsin, excluent les assemblées d’actionnaires à distance ou hybrides pour les sociétés anonymes (corporations incorporated)​.

11 États autorisent la tenue d’assemblées d’actionnaires, à condition qu’il soit possible d’y assister en présentiel (hybrides).

Afrique du Sud

Les réunions de conseil sont autorisées en Afrique du Sud à condition d’utiliser des moyens de communication qui garantissent la communication simultanée de tous les participants sans avoir recours à un intermédiaire. La participation à distance est assimilée à la participation physique.

Australie

Les réunions du conseil à distance sont autorisées à condition que tous les membres du conseil soient d’accord, en assurant une communication simultanée entre eux.

Oui, l’article 182 de la Loi espagnole sur les sociétés de capitaux permet aux membres de participer aux réunions sociétaires par voie télématique.

En ce sens, la résolution espagnole du 19 décembre 2012 de la Direction générale des registres et du notariat (journal de l’État espagnol - BOE - n° 22 du 25 janvier 2013) considère qu’une clause statutaire permettant la participation à l’assemblée par voie télématique, y compris par vidéoconférence, doit être considérée comme valide, à condition de garantir dûment l’identité de la personne et d’exprimer lors de la convocation les délais, les conditions et les modes d’exercice des droits des associés, qui permettent le déroulement ordonné de la réunion. À cet effet, les administrateurs doivent déterminer que les interventions et les propositions d’accords de ceux qui ont l’intention d’intervenir par voie télématique doivent être envoyées à la société avant la constitution de la réunion.

Oui, l’article 189 de la Loi espagnole sur les sociétés de capitaux stipule que « conformément aux dispositions des Statuts, le vote des propositions relatives aux points de l’ordre du jour d’une assemblée générale quelle qu’elle soit peut être délégué ou exercé par l’actionnaire par courrier postal, courrier électronique ou tout autre moyen de communication à distance, à condition que l’identité de la personne exerçant son droit de vote soit dûment garantie ».

Oui, l’article 183.2 de la Loi espagnole sur les sociétés de capitaux stipule que « les votes par procuration doivent être accordés par écrit et, s’ils ne sont pas consignés dans un acte authentique, ils devront être spécifiquement accordés pour chaque réunion ». Dans une interprétation littérale, « par écrit » pourrait être compris comme une lettre, un document ou tout papier écrit à la main, dactylographié ou imprimé.

Conformément aux dispositions de la Résolution espagnole du 19 décembre 2012 de la Direction générale des registres et du notariat, il faut comprendre que la mention dans la loi au fait que « la représentation doit être indiquée par écrit » n’exclut pas une autre forme d’évidence et de preuve du fait que la représentation a été accordée, comme les moyens télématiques sécurisés, à condition qu’elle soit enregistrée sur un support informatique afin de disposer d’une preuve, comme c’est le cas dans la plateforme Councilbox.

Oui, la jurisprudence espagnole indique que la « notification faisant foi » du contenu d’une déclaration de volonté n’exige pas la connaissance réelle de celle-ci par la partie notifiée, mais simplement la mise à disposition de cette connaissance, indépendamment du fait que, pour des raisons volontaires, la partie notifiée ne lise pas ou ne prenne pas connaissance de l’acte notifié, comme c’est le cas dans les notifications par lettre recommandée électronique qui sont adressées à l’adresse correcte mais que la partie notifiée ne retire pas, malgré la notification officielle remise par le service postal.

Voir Sentence de la Cour de Las Palmas et de la Cour suprême espagnole du 25 juin 2004 et du 9 décembre 1997.

Au vu de la jurisprudence précitée, on peut conclure que les messages gérés via la plateforme Councilbox peuvent être considérés comme des communications faisant foi en Espagne dans la mesure où ils parviennent matériellement à leur destination (la boîte aux lettres d’une adresse électronique) et où la partie intéressée peut prendre connaissance du message sans aucun obstacle (adresse électronique non gérée par le destinataire), indépendamment du fait que, pour des raisons volontaires, le destinataire ne lise pas le message (effacement)

Voir Sentence TS première chambre civile, dossier « Evicertia »

Oui, la preuve CBXDATA peut être présentée devant un tribunal pour prouver qu’une communication a effectivement eu lieu. En outre, les registres du système Councilbox peuvent étayer cette preuve en cas de contestation de l’authenticité de la preuve CBXDATA.

Les fonctionnalités techniques des communications émises par Councilbox permettent de générer des preuves suffisantes, susceptibles d’être présentées devant un tribunal et qui, conformément à la jurisprudence et à la législation applicables, auront valeur probante, dont la seule contestation possible est de démontrer que dans un cas concret il y a eu manipulation ou falsification. La date à laquelle les communications ont été faites et le canal de communication par lequel elles ont été faites sont prouvés. En vertu de l’article 326 de la Loi espagnole sur la procédure civile, « les documents privés sont pleinement valables en tant que preuve dans la procédure tant que leur authenticité n’est pas contestée par la partie lésée » et qu’il soit possible de prouver qu’ils ont été manipulés.

Pour que les preuves justificatives ne soient pas considérées comme unilatérales, elles doivent être produites par des tiers de confiance (prestataires de services de confiance conformément au Règlement UE 910/2014 eIDAS), ayant une position neutre et étrangère aux parties, afin qu’ils produisent et conservent les preuves électroniques qui prouvent indubitablement que les communications ont bien eu lieu, en conservant le contenu, les données des parties, leur date et heure pendant 5 ans, c’est pourquoi Councilbox garantit l’impartialité totale en ayant recours à un prestataire de services de confiance et prestigieux, en plus de l’inscription dans les registres pertinents conformément au Règlement UE 910/2014 pour la réalisation de cette tâche.

Voir Deuxième fondement juridique de la décision judiciaire prononcée par le Tribunal de Première Instance n° 12 de La Corogne, en ce qui concerne le système de communication de Confirmsign.

Non, les parties ne pourront pas prétexter qu’elles n’ont pas envoyé/reçu le message ou la communication en raison des avis envoyés et des tickets de lecture, des téléchargements et des réponses générés et stockés par le système Councilbox, en particulier lorsque le module spécial de certificat numérique est activé pour l’expéditeur et le destinataire.

Oui, le document et le CBXDATA que la plateforme Councilbox conserve sont des preuves valables devant les tribunaux et les autorités administratives espagnoles pour prouver l’envoi (depuis un e-mail) et la mise à disposition (vers un autre e-mail) d’une communication à un destinataire. La réception intégrale de la communication, au sens de la prise de connaissance du contenu de la communication, dépendra de la volonté du destinataire de cliquer sur le lien pour visualiser le contenu de la communication.

De même, la Loi espagnole sur la procédure civile réglemente, dans les articles 382 et suivants, les moyens de preuve, la reproduction de mots, le son, l’image et les instruments qui permettent d’archiver et de connaître des données pertinentes pour le processus, tels que les fichiers informatiques.

Oui, le ticket d’envoi permet d’apporter un commencement de preuve pour prouver la non-répudiation de la part de l’expéditeur du message afin que celui-ci ne puisse pas nier avoir envoyé le message.

Oui, le système Councilbox, notamment par l’envoi d’avis au destinataire et la production de tickets de suivi, permet de prouver qu’un message a effectivement été reçu (dans la boîte aux lettres d’un e-mail) et refusé par le destinataire.

Oui, l’article 3.4 de la Loi espagnole sur les signatures électroniques établit un principe d’équivalence ayant valeur juridique entre la signature électronique et manuscrite.

Source.- Résolution du 19 décembre 2012, de la Direction générale des registres et du notariat (Espagne) Journal de l’État espagnol - BOE - du 25 janvier 2013 n° 22. »

Oui, le document signé électroniquement avec une signature électronique garantit non seulement l’authenticité de son auteur (en identifiant de manière fiable l’auteur du document), mais aussi l’intégrité de son contenu.

Source.- Résolution du 19 décembre 2012, de la Direction générale des registres et du notariat (Espagne). Journal de l’État espagnol - BOE - du 25 janvier 2013 n° 22.