EVID: Desktop Virtuale di Mediazione Digitale del Ministero della Presidenza, Giustizia e Relazioni con le Corti

Le convocazioni di riunione da EVID sono effettuate dai professionisti della Giustizia e hanno carattere ufficiale, includendo nella loro convocazione sia gli aspetti legali necessari, sia riferimenti e identificatori di pratiche o procedimenti e l’ordine del giorno della riunione.

EVID contempla diversi tipi di partecipanti e assistenti alle riunioni, che implicano funzionalità specifiche, come persone che si identificano con pseudonimo o assistenti con esigenze speciali.

L’applicazione permette che la riunione sia configurata con diversi metodi di identificazione dei partecipanti, registrazione con audio e video o solo audio e selezione della lingua nella notifica agli assistenti.

All’atto della convocazione della riunione, gli assistenti ricevono un’e-mail certificata con la convocazione stessa, le istruzioni da seguire e l’accesso a un portale di documentazione dove possono scaricare la documentazione fornita dall’organo giudiziario e presentare quella richiesta, prima dello svolgimento dell’udienza.

Il professionista della Giustizia può consultare la documentazione presentata dal partecipante e inviare messaggi con allegati ai partecipanti direttamente dalla piattaforma.

Questo spazio di scambio di documentazione rimane disponibile dalla convocazione della riunione fino al termine della stessa, con la possibilità di presentare documenti durante la stessa riunione in videoconferenza.

Tutti i messaggi e i documenti scambiati sono evidenziati in modo immutabile su Blockchain.

Nel giorno e nell’ora previsti per la riunione convocata, il professionista della Giustizia apre la sala di videoconferenza e gli assistenti accedono alla sala virtuale per tenere l’udienza.

Non è necessario installare alcun software o applicazione nel dispositivo del richiedente, che può accedere dal suo cellulare o qualsiasi altro dispositivo con browser, microfono e fotocamera.

Il primo passo una volta connessi alla sala, è l’identificazione degli assistenti, per la quale EVID dispone di diversi meccanismi validi:

- Identificazione con Cl@ve tramite l’invio di un codice PIN al dispositivo mobile del cittadino.
Identificazione con Cl@ve tramite il certificato digitale dell’interveniente.
- Cattura dello schermo con presentazione del documento di identificazione valido.
- Firma autografa su tablet digitalizzatore, nel caso in cui un partecipante si trovi in una sede dotata di questo dispositivo specifico.

Una volta identificati correttamente tutti gli assistenti, il professionista guida la videoconferenza, che viene registrata con il consenso previo dei cittadini, e si segue l’ordine del giorno pianificato, che può essere modificato durante la riunione dallo stesso professionista, in base alle necessità che si presentano.

EVID permette la definizione di diversi tipi di punti dell’ordine del giorno da selezionare e compilare durante la riunione, nell’ordine desiderato.

Inoltre, si condivide la documentazione necessaria e si procede alla sua revisione, secondo le necessità specifiche del procedimento e del caso trattato.

Una volta completato l’ordine del giorno, si può modificare il giustificativo che viene generato automaticamente e condiviso con i partecipanti, che devono approvarlo.

Conclusa l’udienza, si genera la registrazione di questa e si completa il verbale della riunione; si dà per terminata la pratica, si approva il verbale, che può essere firmato dal professionista, e viene inviato ai partecipanti.

Il verbale ha carattere ufficiale e viene assegnato automaticamente un Codice Sicuro di Verifica (CSV). Questo documento può essere consultato in seguito dai partecipanti nella sede elettronica della Giustizia.