Organizzazione e celebrazione remota o ibrida di

In primo luogo, vengono parametrizzate le caratteristiche della riunione:

- Tempi di preavviso e seconde convocazioni, tipo di quorum, presenza o assenza di voto delegato, presenza di voto di qualità, tipi di censimento, rappresentanti, ecc.

- Limitazioni di accesso alla sala una volta iniziata la riunione, possibilità di modifiche e/o commenti ai punti all'ordine del giorno, possibilità di partecipazione degli intervenuti durante la riunione, ecc.

Una volta definito come funzionerà la riunione, questa viene creata, indicando data/ora e luogo di celebrazione (nel caso di riunioni ibride, con sala fisica e virtuale di partecipazione).

Viene creata la convocazione della riunione, definendo i punti all'ordine del giorno e i testi e le immagini da includere nelle comunicazioni alle persone da convocare, che formano il censo della stessa.

I punti all'ordine del giorno possono essere di diverse tipologie (informativi o con votazione). Nelle votazioni è necessario configurare se i voti sono anonimi o pubblici, la maggioranza necessaria e la documentazione associata.

È anche possibile associare una documentazione generica alla convocazione.

Infine, vengono parametrizzati vari aspetti su come deve svolgersi la riunione: conferme di partecipazione, metodi di accesso sicuri per accedere alla riunione, approvazione del verbale al termine dei punti all'ordine del giorno, ecc.

Comunicazione tramite e-mail certificata ai membri del censimento, con possibilità di monitorare lo stato di questa comunicazione (se è stata consegnata, aperta, ecc.)

Le persone convocate possono confermare la loro presenza e, se l'organizzazione lo consente, anticipare o delegare il loro voto su un portale specifico di accesso protetto, per accedere al quale è necessario utilizzare il metodo di identificazione abilitato dall'amministratore della riunione.

Quando arriva il momento della riunione, questa può svolgersi interamente in remoto ("riunione virtuale") o contare su una sala fisica dove partecipa una parte ("riunione ibrida") o l'intero censo ("riunione in presenza").

Nel caso ci sia una sala virtuale, i partecipanti assistono tramite videochiamata a una sala virtuale, che mostra tutti i partecipanti connessi.

Il prodotto consente la gestione dei punti all'ordine del giorno, il calcolo automatico del quorum e delle votazioni, integrando i partecipanti telematici e in presenza.

La riunione è gestita da una persona che apre i punti all'ordine del giorno. Questa persona può essere il Segretario dell'organizzazione o un esperto di Councilbox che gestisce l'applicazione per conto dell’organizzazione.

In base a come è stata parametrizzata la riunione, sarà possibile apportare modifiche o meno, concedere la parola o bloccarne l'uso, ecc.

Al termine della riunione, il sistema genera automaticamente un verbale, creato a partire dai testi all'ordine del giorno, dai commenti e dalle votazioni. Questo verbale può essere modificato prima della sua chiusura e inviato successivamente ai partecipanti.

Nel caso ci sia stata una sala virtuale, viene generata anche la registrazione della riunione.

Tutti gli eventi e le azioni compiute dall'invio della convocazione alla chiusura del verbale vengono registrati in modo privato, sicuro e immutabile grazie alla tecnologia Blockchain di Councilbox. Queste prove serviranno per dimostrare in seguito qualsiasi aspetto legato allo svolgimento della riunione, fornendo la necessaria sicurezza giuridica.